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Unterstützen Sie die Schule mit den Bereichen, die Ihre Schule für Sie freigegeben hat.
Handbuch · Für Verwaltungspersonal und Assistenz
Unterstützen Sie die Schule mit den Bereichen, die Ihre Schule für Sie freigegeben hat.
Dieses Handbuch richtet sich an das Personal — Sekretariat, Buchhaltung, Assistenz und das übrige Verwaltungsteam. Sie unterstützen die Schule mit den Bereichen, die die Schule für Sie freigegeben hat.
Jeder hat andere Zugriffsrechte, deshalb beschreibt dieses Handbuch jeden Bereich, den Sie haben könnten. Fehlt ein hier beschriebener Bereich in Ihrer Seitenleiste, gehört er noch nicht zu Ihren Aufgaben — fragen Sie die Schule, wenn Sie ihn brauchen.
Shkolla.app läuft im Webbrowser — Sie müssen nichts installieren. Es funktioniert auf Computer, Tablet und Smartphone.
Wenden Sie sich an das Sekretariat Ihrer Schule. Dort kann man Ihnen sofort ein neues Passwort vergeben. Aus Sicherheitsgründen lassen sich persönliche Konten nicht per E-Mail zurücksetzen.
Nach der Anmeldung sehen Sie Ihr Dashboard — eine Zusammenfassung nur für Sie. Alles andere finden Sie in der Seitenleiste links.
Sie sehen nur, was Sie sehen dürfen — Ihre eigenen Daten, die Ihrer Kinder oder Ihrer Klassen. Seiten, die Sie nur lesen dürfen, haben keine Schaltflächen zum Hinzufügen oder Bearbeiten.
Auf dem Smartphone wird die Seitenleiste eingeklappt. Tippen Sie oben links auf die Menüschaltfläche (☰), um sie zu öffnen, und dann auf eine Seite.
Die Schule legt Bereich für Bereich fest, was Sie tun dürfen: ansehen, hinzufügen, bearbeiten, löschen und Statistiken sehen. Bereiche, die Sie nicht ansehen dürfen, fehlen in Ihrer Seitenleiste, und Schaltflächen, die Sie nicht nutzen dürfen, fehlen auf der Seite.
Die folgenden Kapitel beschreiben jeden Bereich, den die Schule für Sie freigeben kann. Sie funktionieren für Sie genauso wie für das Sekretariat — im Rahmen Ihrer Berechtigungen.
Ihre Übersicht zeigt die Zahlen der Schule und die heutigen Stunden für die Bereiche, auf die Sie Zugriff haben. Bereiche, die Sie nicht sehen, fehlen hier.
Die Seite Schüler listet alle angemeldeten Schüler auf. Die Karten oben zählen sie. Die Suche findet jeden nach Name, Benutzername oder E-Mail; die Filter grenzen die Liste nach Eintrittsdatum, Geschlecht und Status ein.
Jede Zeile zeigt Kontaktdaten, Schülernummer und Elternteil. Mit den Symbolen am Ende können Sie den Schüler ansehen, bearbeiten oder entfernen. Lehrkräfte, Eltern und Personal funktionieren genauso.
Schüler, Lehrkräfte, Eltern und Personal legen Sie auf jeder Seite gleich an:
Ihre Schüler stehen schon in einer Tabelle? Importieren Sie alle auf einmal:
Leer gelassene Passwörter werden automatisch erzeugt und einmal auf dem Bildschirm angezeigt — kopieren Sie sie, bevor Sie das Fenster schließen.
Klicken Sie in einer Zeile auf das Stiftsymbol, um die Angaben einer Person zu ändern.
Die Seite Lehrer funktioniert genau wie Schüler. Das Formular einer Lehrkraft enthält zusätzlich Qualifikation, Beschäftigungsart und unterrichtete Fächer.
Eine Lehrkraft sieht die Klassen, denen sie angehört — samt deren Schülern und Eltern —, aber nicht den Rest der Schule. Ordnen Sie Lehrkräfte unter Klassen den Klassen zu.
Eltern sehen nur ihre eigenen Kinder — die Verknüpfung ist deshalb der wichtige Schritt:
Die Seite Fächer zeigt, was Ihre Schule unterrichtet. Jedes Fach hat einen Namen, ein optionales Kürzel und eine Farbe — die Farbe begleitet das Fach überall: im Stundenplan, bei Noten und auf Zeugnissen.
Räume sind die Orte, an denen Unterricht stattfindet — Klassenzimmer, Fachräume, die Turnhalle. Tragen Sie bei Bedarf eine Kapazität ein. Im Stundenplan wählen Sie für jede Stunde einen Raum, und der Stundenplan kann alle Buchungen eines Raums zeigen.
Eine Klasse bringt eine Klassenleitung, die unterrichtenden Lehrkräfte, ihre Schüler und ihre Fächer zusammen. Lehrkräfte, Schüler und Eltern sehen, was zu ihren Klassen gehört — Klassen sind deshalb das Herz der App.
Über das Schuljahr und seine Abschnitte (Halbjahre, Trimester …) werden Durchschnitte, Endnoten und Zeugnisse berechnet.
Legen Sie fest, wann die Schule an jedem Tag öffnet und schließt, und welche Pausen es gibt, etwa die Mittagspause. Die Stunden im Stundenplan liegen innerhalb dieser Zeiten, und jede Übersicht zeigt die heutigen Öffnungszeiten.
Feiertage sind die Tage, an denen die Schule geschlossen ist: gesetzliche und religiöse Feiertage, schulfreie Tage und Ferien. Sie erscheinen im Kalender aller.
Der Stundenplan ist die Woche jeder Klasse, Stunde für Stunde.
Wechseln Sie zwischen Nach Klasse, Nach Raum und Nach Lehrer, um die Buchungen eines Raums oder die Woche einer Lehrkraft zu prüfen. Schraffierte Bereiche sind Pausen und geschlossene Tage.
Kalender zeigt den ganzen Monat auf einen Blick: Ferien, Veranstaltungen der Schule und — für alle, die Urlaub verwalten — wer abwesend ist. Wechseln Sie mit den Pfeilen den Monat und klicken Sie auf einen Eintrag für Details.
Die Anwesenheit wird mit Anwesenheitslisten erfasst: eine pro Stunde (oder pro Tag), mit allen Schülern der Klasse.
Unter den heutigen Stunden zeigt die Übersicht die Anwesenheit dieser Woche, dieses Monats oder Jahres: die Quote, Fehlzeiten und noch offene Listen.
Die Seite Noten enthält jede an Ihrer Schule vergebene Note. Die Noten folgen der Notenskala Ihrer Schule (gewählt unter Einstellungen).
Klasse benoten ist der schnellste Weg, einen Test zu benoten: einmal beschreiben, dann die Liste durchgehen.
Am Ende eines Abschnitts zeigt Endnoten den Durchschnitt jedes Schülers in jedem Fach, damit Sie die Endnote vergeben können.
Ein Zeugnis fasst die Fachdurchschnitte, Endnoten und die Anwesenheit eines Schülers für einen Abschnitt oder ein Jahr zusammen — mit dem Briefkopf Ihrer Schule.
Prüfungen werden im Voraus geplant, damit Schüler und Eltern sie kommen sehen. Die Ergebnisse, die Sie eintragen, werden automatisch zu Noten.
Öffnen Sie die Prüfung danach, um die Ergebnisse einzutragen:
Aufgaben sind Hausaufgaben und Projekte mit Abgabetermin. Schüler und Eltern sehen sie auf ihrer eigenen Aufgabenseite.
Öffnen Sie die Aufgabe nach dem Abgabetermin, um sie abzuhaken: Markieren Sie jeden Schüler als Abgegeben, Verspätet, Fehlt oder Entschuldigt. Schüler können auch selbst Als erledigt markieren anklicken — die Anzahl steht oben.
Verhaltensnotizen halten fest, was man sich über einen Schüler merken sollte — das Gute und das weniger Gute. Schüler und ihre Eltern sehen die Notizen über sie.
Veranstaltungen sind das, was an der Schule los ist: Elternabende, Ausflüge, Sportfeste. Sie erscheinen im Kalender und in den Übersichten.
Die Seite Zahlungen ist das Kassenbuch Ihrer Schule: Einnahmen (Einnahme — etwa Schulgeld) und Ausgaben (Ausgabe — Gehälter, Miete, Material). Die Karten oben zeigen Summen und Saldo für den gefilterten Zeitraum.
Schüler und Eltern sehen die Zahlungen auf ihren Namen auf ihrer eigenen Zahlungsseite.
Jede Zahlung erhält automatisch eine eigene nummerierte Rechnung. Rechnungen lassen sich nicht bearbeiten — zum Korrigieren bearbeiten Sie die Zahlung. Logo, Adresse und Kontaktdaten stammen aus Allgemeine Informationen.
Die Seite Dokumente ist der Aktenschrank Ihrer Schule: Richtlinien, Formulare, Rundbriefe und Berichte. Sie bestimmen, wer welche Datei sieht.
Urlaub zeigt, wie viele Urlaubs- und Krankheitstage Sie in diesem Jahr noch haben, und alle Ihre Anträge.
Unter Allgemeine Informationen pflegen Sie das öffentliche Profil Ihrer Schule: Name, Slogan, Beschreibung (in mehreren Sprachen), Kontaktdaten, Adresse und Karte, Social-Media-Links, Logo und Fotos.
Logo und Kontaktdaten erscheinen auf Rechnungen und Zeugnissen — halten Sie sie aktuell.
Unter Nachrichten finden Sie einen privaten Chat für Ihre Schulgemeinschaft.
Die Glocke oben in der Seitenleiste meldet, wenn etwas Neues passiert — eine Note, eine Aufgabe, eine Veranstaltung, ein Urlaubsantrag …
Unter Profil finden Sie Ihre eigenen Angaben. Fügen Sie ein Foto hinzu und halten Sie E-Mail, Telefon, Geburtstag, Staatsangehörigkeit, Adresse und eine kurze Vorstellung aktuell. Name, Benutzername und schulische Angaben verwaltet die Schule — fragen Sie das Sekretariat, wenn etwas nicht stimmt.
