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Participez à la vie de l’école avec les onglets que votre école vous a ouverts.
Guide · Pour le personnel administratif et les assistants
Participez à la vie de l’école avec les onglets que votre école vous a ouverts.
Ce guide s’adresse au personnel — secrétariat, comptabilité, assistants et le reste de l’équipe administrative. Vous participez à la vie de l’école avec les onglets que l’école vous a ouverts.
Les accès de chacun sont différents : ce guide décrit donc tous les onglets que vous pourriez avoir. Si un onglet décrit ici n’apparaît pas dans votre barre latérale, il ne fait pas encore partie de votre travail — demandez-le à l’école si vous en avez besoin.
Shkolla.app fonctionne dans votre navigateur — rien à installer. Ordinateur, tablette ou téléphone : tout fonctionne.
Contactez le secrétariat de votre école. Il peut vous attribuer un nouveau mot de passe en un instant. Pour votre sécurité, les comptes personnels ne se réinitialisent pas par e-mail.
Après la connexion, vous arrivez sur votre Tableau de bord — un résumé fait pour vous. Tout le reste est dans la barre latérale à gauche.
Vous ne voyez que ce que vous avez le droit de voir — vos propres données, celles de vos enfants ou de vos classes. Les pages que vous pouvez seulement consulter n’ont pas de boutons d’ajout ni de modification.
Sur un téléphone, la barre latérale se replie. Touchez le bouton de menu (☰) en haut à gauche pour l’ouvrir, puis touchez une page.
L’école décide, onglet par onglet, ce que vous pouvez faire : consulter, ajouter, modifier, supprimer et voir les statistiques. Les onglets que vous ne pouvez pas consulter n’apparaissent pas dans votre barre latérale, et les boutons que vous ne pouvez pas utiliser n’apparaissent pas sur la page.
Les chapitres suivants décrivent chaque onglet que l’école peut vous ouvrir. Ils fonctionnent pour vous comme pour le secrétariat, dans la limite de vos autorisations.
Votre tableau de bord affiche les chiffres de l’école et les cours du jour pour les onglets auxquels vous avez accès. Les panneaux des onglets que vous ne voyez pas sont absents.
La page Élèves liste tous les inscrits. Les cartes en haut les comptent. La recherche trouve n’importe qui par nom, nom d’utilisateur ou e-mail ; les filtres affinent la liste par date d’inscription, genre et statut.
Chaque ligne affiche les coordonnées, le numéro d’élève et le parent. Les icônes en bout de ligne permettent de consulter, modifier ou retirer l’élève. Les pages Enseignants, Parents et Personnel fonctionnent exactement de la même façon.
Ajouter un élève, un enseignant, un parent ou un membre du personnel se fait de la même manière sur chaque page :
Vos élèves sont déjà dans un tableur ? Importez-les tous d’un coup :
Les mots de passe laissés vides sont générés pour vous et affichés une seule fois à l’écran — copiez-les avant de fermer la fenêtre.
Cliquez sur l’icône crayon d’une ligne pour modifier les informations d’une personne.
La page Enseignants fonctionne comme celle des élèves. La fiche d’un enseignant comporte aussi sa qualification, son type de contrat et les matières qu’il enseigne.
Un enseignant voit les classes dont il fait partie — avec leurs élèves et leurs parents —, mais pas le reste de l’école. Affectez les enseignants aux classes dans Classes.
Les parents ne voient que leurs propres enfants : le lien est donc l’étape essentielle.
La page Matières liste ce que votre école enseigne. Chaque matière a un nom, un code court facultatif et une couleur — la couleur suit la matière partout : emploi du temps, notes et bulletins.
Les Espaces sont les lieux où se déroulent les cours — salles de classe, laboratoires, gymnase. Indiquez une capacité si c’est utile. Vous choisissez un espace pour chaque cours de l’emploi du temps, qui peut ensuite afficher tout ce qui est réservé dans un espace.
Une classe réunit un professeur principal, les enseignants qui y interviennent, ses élèves et ses matières. Enseignants, élèves et parents voient ce qui appartient à leurs classes : les classes sont le cœur de l’application.
L’année scolaire et ses périodes (semestres, trimestres…) servent de base au calcul des moyennes, des notes finales et des bulletins.
Indiquez à quelle heure l’école ouvre et ferme chaque jour, ainsi que les pauses, comme le déjeuner. Les cours de l’emploi du temps s’inscrivent dans ces horaires, et chaque tableau de bord affiche ceux du jour.
La page Congés regroupe les jours où l’école est fermée : jours fériés civils et religieux, congés scolaires et vacances. Ils apparaissent dans le calendrier de tous.
L’emploi du temps, c’est la semaine de chaque classe, cours par cours.
Passez de Par classe à Par espace ou Par enseignant pour vérifier les réservations d’une salle ou la semaine d’un enseignant. Les zones hachurées sont les pauses et les jours de fermeture.
Le Calendrier montre tout le mois d’un coup d’œil : congés, événements de l’école et, pour ceux qui gèrent les absences, qui est absent. Changez de mois avec les flèches et cliquez sur une entrée pour en voir le détail.
Les présences se relèvent avec des feuilles d’appel : une par cours (ou par jour), avec chaque élève de la classe.
Sous les cours du jour, l’aperçu présente les présences de la semaine, du mois ou de l’année : le taux, les absences et les appels encore en cours.
La page Notes contient toutes les notes données dans votre école. Elles suivent le barème de notation de l’école (choisi dans Paramètres).
Noter une classe est le moyen le plus rapide de noter un contrôle : décrivez-le une fois, puis descendez la liste.
En fin de période, la page Notes finales affiche la moyenne de chaque élève dans chaque matière pour vous aider à fixer sa note finale.
Un bulletin réunit les moyennes par matière, les notes finales et les présences d’un élève pour une période ou une année, avec l’en-tête de votre école.
Les examens se planifient à l’avance, pour que les élèves et les parents les voient venir. Les résultats saisis deviennent automatiquement des notes.
Après l’examen, ouvrez-le pour saisir les résultats :
Les devoirs sont les exercices et projets avec une date de remise. Élèves et parents les voient sur leur propre page Devoirs.
Après la date de remise, ouvrez le devoir pour le pointer : marquez chaque élève Rendu, En retard, Manquant ou Excusé. Les élèves peuvent aussi cocher Marquer comme fait eux-mêmes — le total s’affiche en haut.
Les remarques de comportement gardent la trace de ce qui mérite d’être retenu sur un élève — le positif comme le moins positif. Les élèves et leurs parents voient les remarques qui les concernent.
Les événements sont ce qui se passe à l’école : réunions de parents, sorties, journées sportives. Ils apparaissent dans le calendrier et sur les tableaux de bord.
La page Paiements est le livre de comptes de l’école : l’argent qui entre (Recette — les frais de scolarité, par exemple) et celui qui sort (Dépense — salaires, loyer, fournitures). Les cartes en haut affichent les totaux et le solde de la période filtrée.
Les élèves et les parents voient les paiements à leur nom sur leur propre page Paiements.
Chaque paiement reçoit automatiquement sa propre facture numérotée. Les factures ne se modifient pas — pour en corriger une, modifiez le paiement. Le logo, l’adresse et les coordonnées viennent de Informations générales.
La page Documents est l’armoire à dossiers de l’école : règlements, formulaires, lettres d’information et rapports. Vous décidez qui voit chaque fichier.
La page Absences indique combien de jours de congé et de maladie il vous reste cette année, ainsi que toutes vos demandes.
La page Informations générales est le profil public de votre école : nom, slogan, description (en plusieurs langues), coordonnées, adresse et carte, réseaux sociaux, logo et photos.
Le logo et les coordonnées figurent sur les factures et les bulletins : tenez-les à jour.
La page Messages est une messagerie privée pour la communauté de votre école.
La cloche en haut de la barre latérale vous prévient quand il y a du nouveau — une note, un devoir, un événement, une demande d’absence…
La page Profil contient vos propres informations. Ajoutez une photo et tenez à jour votre e-mail, votre téléphone, votre date de naissance, votre nationalité, votre adresse et une courte présentation. Votre nom, votre nom d’utilisateur et vos informations scolaires sont gérés par l’école — adressez-vous au secrétariat si quelque chose est faux.
